Come funziona il rimborso spese nel regime forfettario? Capita spesso che i nostri clienti di Quickfisco ci chiedano come funzionano i rimborsi per le spese sostenute per i clienti. Ti anticipiamo subito che esiste un solo caso in cui i rimborsi spese vengono esclusi dal reddito, ma ci arriviamo tra poco.
Si può scaricare spese nel regime forfettario?
Come abbiamo già visto in questo articolo, le spese sostenute per coloro che operano nel regime forfettario non possono essere “scaricate”. Quando si dice “scaricare” si intende portare i costi sostenuti in diminuzione del reddito imponibile per pagarci meno tasse.
Il regime forfettario si chiama così proprio perché è lo Stato che ha stabilito una percentuale “forfettaria” dei costi, appunto, che si basa sul tipo di attività svolta. Esistono infatti delle percentuali di abbattimento in base al codice Ateco come abbiamo spiegato in questo articolo sul coefficiente di redditività.
Come funziona il Rimborso spese forfettario
Facciamo un passetto indietro e spieghiamo cosa sono i rimborsi spese. Si tratta di spese, sostenute dal professionista, che verranno poi addebitate in fattura e rimborsate dal cliente. Possono essere rimborsate tutte quelle spese per i biglietti, vitto, alloggio, ecc. Quindi in sostanza il forfettario paga la spesa, ma la ribalta al cliente nella fattura finale.
Facciamo un esempio: ti invitano ad un convegno in un’altra regione organizzato dall’azienda tuo cliente. Compri il biglietto per arrivarci e decidi di addebitare al cliente le spese del viaggio, inserendole in fattura. La domanda che ti stai facendo è: su questo rimborso, ci devo pagare pure le tasse? Dipende. Bisogna vedere a chi sono intestate le fatture di queste spese da rimborsare.
Spese senza documentazione
Se ti capita di non aver ricevuto lo scontrino, ricevuta o fattura per le spese che hai sostenuto per contro conto del cliente, riuscire a fartela rimborsare risulta difficile. La documentazione che giustifichi la spesa è necessaria. Se non c’è, non puoi fare nulla.
Rimborso spese sostenute dal forfettario
Se le spese sono pagate e intestate al professionista in regime forfettario, c’è poco da fare. In questo caso, se ti fai rimborsare in fattura le somme per i soldi spesi, questi saranno considerati ricavi a tutti gli effetti. Quindi, anche se le hai sostenute per il cliente finale, dovrai sommarle agli altri ricavi, applicare il coefficiente di redditività, e calcolarci il 15% o il 5% di imposta sostitutiva.
Spese sostenute in nome e per conto del cliente
E qui la situazione cambia. Se sostieni delle spese per conto del cliente e vuoi fartele rimborsare, dovrai farti intestare le fatture delle spese direttamente al tuo cliente. Solo in questo caso, i rimborsi sono esclusi dal conteggio del reddito e non costituiranno base imponibile. Il cliente potrà poi dedurle dal proprio reddito, se è in regime ordinario.
FAC simile fattura forfettario con rimborso spese anticipate
Torniamo al nostro esempio di prima. Se la fattura per i biglietti del treno è intestata all’azienda cliente ma viene pagata dal forfettario, il forfettario può farsela rimborsare e non ci pagherà le tasse su questa somma.
Nella fattura che il forfettario farà all’azienda, accanto al valore delle spese anticipate, dovrà inserire la dicitura “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72”.
Esempio fattura rimborso spese forfettario
Ovviamente, l’importo che chiedi a rimborso dovrà essere pari a quello dei giustificativi e delle ricevute dove è espressamente indicata la ragione sociale del cliente. Ti consigliamo di allegarli alla fattura in modo tale che l’azienda che sta pagando la tua fattura abbia contezza degli importi, possa dedurli, ma sono utili anche per te in caso di controlli fiscali.
Sulla piattaforma Quickfisco, commercialista digitale per la p.iva forfettaria, è possibile inserire rimborso spese in pochi semplici click, la dicitura necessaria si aggiunge in automatico durante la creazione della fattura:
Fonte: Web-app Quickfisco. Accedi alla DEMO gratuita
Rimborso spese Regime forfettario: consigli utili
Può sembrare banale, ma è sempre meglio concordare col cliente finale quali spese addebitargli in fattura, soprattutto perché dovranno essere intestate a lui.
Non stabilire un importo forfettario. L’importo da rimborsare dovrà essere pari a quello delle spese sostenute e giustificate dalla documentazione che gli avete allegato. In caso contrario ci pagate le imposte. Punto.
Sappiamo che la differenza è molto sottile, infatti alla base della vostra impresa, piccola o grande che sia, è necessario il supporto di un consulente che vi segua passo passo e che vi consigli al meglio da un punto di vista fiscale.
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