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Cos’è e come applicare correttamente il RIMBORSO SPESE in fattura

INDICE degli ARGOMENTI

Questa guida è stata creata per fornirti un supporto completo sull’utilizzo del rimborso spese in fattura. Vediamo insieme le varie casistiche e come inserirle in scheda fattura su Quickfisco.

 

Cos’è il rimborso spese?

Dal 1° gennaio 2025, il rimborso delle spese sostenute per trasferte (vitto, alloggio e trasporto) non dovrebbero concorrere più alla formazione del reddito imponibile, in quanto la nuova Legge sul rimborso spese non esclude coloro che opera in regime forfettario. Sarebbe auspicabile che l’Agenzia delle Entrate chiarisse in maniera ufficiale se la nuova normativa si applica realmente a tutti, inclusi i forfettari.🚀

Facciamo un esempio pratico: sei invitato a un convegno fuori città dal tuo cliente e anticipi le spese di viaggio, comprando il biglietto dell’aereo e prenotando l’albergo.

Per evitare le tasse su queste spese, ora dovresti poterle includere in fattura come “spese non imponibili”. Sarebbe il cliente a rimborsarti, e tu non pagheresti le tasse su quella somma. Più semplice e trasparente!

 

ALERT PER I RIMBORSI SPESE NON IMPONIBILI (NON TASSATI)

⛔️ L’importo che inserirai in fattura e che addebiterai al cliente, DEVE ESSERE PRECISO AL CENTESIMO in quanto è necessario un addebito analitico della spesa. Non sono ammessi arrotondamenti, se ad esempio hai sostenuto una spesa per 11,47€, dovrai inserire esattamente 11,47€ in fattura.

⛔️  Gli importi che richiedi a titolo di  rimborso spese NON DEVONO ESSERE COSTI SOSTENUTI DIRETTAMENTE DAL TUO CLIENTE per poter usufruire della non imponibilità

⛔️  Gli importi che richiedi a titolo di  rimborso spese DEVONO SEMPRE ESSERE DOCUMENTATI, ARCHIVIA I DOCUMENTI E CONSERVALI IN CASO DI CONTROLLI FUTURI (fatture, scontrini e ricevute che attestano l’acquisto di beni/servizi che stai richiedendo a titolo di rimborso spese).

⛔️  Utilizza metodi di pagamento tracciati (ad esempio bancomat e carta di credito).

 

Vediamo come inserire i Rimborsi spese in fattura, continua a leggere il tutorial!


CASO 1: Rimborso spese in fattura NON TASSATO ➔ SEI IN POSSESSO DI DOCUMENTI CHE ATTESTANO LA SPESA (es. scontrini, fatture, ricevute)

Per rimborso spese si intendono spese anticipate per conto del cliente e per non essere tassate deve esserci un documento che regolamenti tale spesa come ad esempio fattura, scontrino, ricevuta. Anche se sono intestate a te vanno bene.

1) In scheda fattura, usa il box spese non imponibili,

2) Si aprirà una schermata dove dovrai inserire la descrizione rimborso spese, importo preciso della spesa sostenuta e l’allegato del documento che regolamenta la spesa sostenuta e anticipata (scontrino, fattura, ricevuta).

 

🔎 Se devi fatturare unicamente il rimborso spese non tassato, sarà sufficiente compilare il box “spese non imponibili” e aggiungere nella descrizione “prodotto/servizio” la tua prestazione ma con importo pari a 0,00 € (esempio nell’immagine sotto)


CASO 2: Rimborso spese in fattura TASSATO ➔ NON HAI DOCUMENTI CHE ATTESTANO LA SPESA

Se non sei in possesso di documenti a sostegno delle spese che hai sostenuto rispetto all’acquisto di beni/servizi per i quali stai richiedendo un rimborso spese, queste spese vanno inserite in fattura come “prodotto/servizio” e saranno tassate e concorreranno al reddito.

Dovrai inserire nuovo prodotto/servizio sotto alla tua prestazione inserita, indicando descrizione rimborso spese con relativo importo e di conseguenza verrà tassato.

Esempio di fattura con prestazione inserita e rimborso spese NON DOCUMENTATO (TASSATO) inserito in fattura

 

🔎 Se devi  fatturare solo il rimborso spese, quindi senza altre prestazioni da te effettuate, sarà sufficiente inserire il solo importo a titolo di “Rimborso spese” nel campo prodotti/servizi e questo verrà tassato e concorrerà al tuo reddito imponibile

Esempio di solo rimborso spese in fattura come unico prodotto/servizio inserito:


⚠️ In caso di più documenti da allegare (ad es. più scontrini), ti consigliamo due modalità pratiche:

1) raccogli in un unico pdf i vari documenti che hai (ad esempio più scontrini)  e allega quello
2) inserisci più rimborsi spese “singoli” caricando uno scontrino per volta, in questo ultimo caso ti basterà cliccare sul “+” in alto a destra del box per inserire rimborsi diversi

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