Informativa privacy Quickfisco e Shopify

Integrazione dell’App Quickfisco con la Piattaforma Shopify.

Applicabile agli Utenti che installano Quickfisco sullo Shopify App Store.

 

1. Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è Quickfisco Srl, con sede in viale Certosa n. 2 – 20151 Milano (MI). Codice Fiscale e Partita IVA: 11346040964. PEC: [email protected] (di seguito, il “Titolare” o “Quickfisco”).

Per qualsiasi comunicazione relativa al trattamento dei dati personali, l’Utente può contattare il Titolare ai seguenti recapiti: e-mail [email protected]; PEC [email protected].

Quickfisco Srl ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer – DPO) ai sensi dell’art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e può essere contattato all’indirizzo [email protected].

 

 

2. Ambito di Applicazione della Presente Integrazione

La presente sezione integra l’Informativa Privacy generale di Quickfisco Srl con le informazioni specifiche relative al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’utilizzo dell’applicazione Quickfisco disponibile sullo Shopify App Store (di seguito “App”), da parte degli Utenti che gestiscono un negozio e-commerce sulla piattaforma Shopify (di seguito “Merchant”).

La presente integrazione si applica esclusivamente agli Utenti Merchant e disciplina i dati trattati attraverso l’App in aggiunta a quelli già descritti nell’Informativa Privacy generale.

 

 

3. Categorie di Dati Personali Trattati e Natura del Conferimento

3.1 Dati acquisiti tramite le API Shopify

Qualora l’Utente installi l’App Quickfisco dallo Shopify App Store e autorizzi l’accesso al proprio negozio, il Titolare accede, tramite le API di Shopify, ai seguenti dati relativi agli ordini del negozio Merchant, nei limiti previsti dalla Shopify API License (art. 6.2.1):

• identificativo numerico dell’ordine (order ID), generato da Shopify;
• importo della transazione;
• codice valuta;
• data e ora della transazione (marca temporale);
• stato della transazione (pagamento o rimborso);
• codici Paese di spedizione e di fatturazione.

L’accesso a tali dati è subordinato all’autorizzazione espressa dall’Utente Merchant al momento dell’installazione dell’App, ai sensi della Shopify API License (art. 6.1.1). Il conferimento di tali dati è necessario per l’erogazione del servizio: in sua assenza, non sarà possibile procedere alla sincronizzazione automatica delle transazioni nel Registro dei Corrispettivi.

3.2 Dati di configurazione forniti dall’Utente

In fase di configurazione dell’App, l’Utente fornisce altresì il proprio Codice ATECO, necessario per la corretta classificazione delle attività economiche ai fini fiscali, come indicato nell’End Recipient Data Acknowledgement Form sottoscritto tra Quickfisco Srl e Shopify.

3.3 Dati conservati nel Registro dei Corrispettivi

Ai fini della tenuta del Registro dei Corrispettivi, il Titolare conserva, per ciascuna transazione, esclusivamente:

• l’importo della transazione;
• la marca temporale (data e ora);
• l’identificativo numerico dell’ordine (order ID) generato da Shopify, utilizzato esclusivamente per il controllo antiduplicazione delle notifiche ricevute.

Non vengono conservati i dati anagrafici del cliente finale del Merchant (nome, indirizzo, e-mail, numero di telefono), i dettagli dei prodotti acquistati, né le informazioni sui metodi di pagamento utilizzati, in conformità alla Shopify API License (artt. 2.3.14 e 6.2.1) e alle Shopify Protected Customer Data Requirements.

3.4 Natura dell’order ID: dato pseudonimizzato

L’identificativo numerico dell’ordine (order ID) costituisce un dato pseudonimizzato ai sensi dell’art. 4, n. 5, del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR): si tratta di un codice tecnico che, nei sistemi di Quickfisco, non è associato ad alcun dato anagrafico del cliente finale del Merchant. La re-identificazione del cliente finale è possibile esclusivamente da parte di Shopify, che detiene le informazioni aggiuntive necessarie.

Ciononostante, l’order ID rimane un dato personale ai sensi dell’art. 4, n. 1, GDPR nell’ambito dell’ecosistema Shopify, e il trattamento effettuato da Quickfisco è pienamente soggetto alle tutele previste dal GDPR.

 

 

4. Finalità del Trattamento e Base Giuridica

I dati descritti alla sezione 3 sono trattati per le seguenti finalità, ciascuna sorretta da una distinta base giuridica ai sensi dell’art. 6 GDPR:

4.1 Registrazione automatica dei corrispettivi giornalieri (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR)

Finalità

Sincronizzazione automatica delle transazioni di vendita nel Registro dei Corrispettivi dell’Utente, suddivise per area geografica, in adempimento degli obblighi fiscali previsti dalla normativa italiana.

Base giuridica

Esecuzione del contratto di cui l’Utente Merchant è parte (contratto di utilizzo del servizio Quickfisco), ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR. La Shopify API License (art. 6.2.1) disciplina la portata dell’accesso ai dati funzionale a questa finalità.

4.2 Adempimento degli obblighi fiscali e contabili (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR)

Finalità

Conservazione dei dati della transazione (importo, marca temporale, order ID) per il periodo previsto dalla normativa fiscale e contabile italiana applicabile.

Base giuridica

Adempimento di un obbligo legale ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, in combinato disposto con l’art. 22 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, e con l’art. 2220 del Codice Civile.

I dati acquisiti tramite l’App non vengono utilizzati per finalità diverse da quelle sopra indicate e non sono oggetto di decisioni automatizzate, ivi inclusa la profilazione, ai sensi dell’art. 22 GDPR.

 

 

5. Modalità di Raccolta dei Dati: Applicazione degli Artt. 13 e 14 GDPR

Il trattamento descritto alla sezione 4 origina da due distinte modalità di raccolta, alle quali si applicano cumulativamente gli artt. 13 e 14 del GDPR:

Raccolta diretta (art. 13 GDPR): i dati di configurazione (Codice ATECO) sono forniti direttamente dall’Utente Merchant in fase di configurazione dell’App. La presente informativa è resa all’Utente al momento dell’installazione, in conformità all’art. 13 GDPR.

Raccolta indiretta (art. 14 GDPR): i dati relativi agli ordini (order ID, importo, valuta, marca temporale, stato transazione, codici Paese) non sono raccolti direttamente dall’Utente Merchant, bensì acquisiti da Quickfisco tramite le API di Shopify, previa autorizzazione dell’Utente. Si applica pertanto l’art. 14 GDPR. In conformità all’art. 14, par. 3, GDPR, le informazioni sul trattamento sono fornite all’Utente entro un mese dall’ottenimento dei dati e, in ogni caso, al momento della prima comunicazione con l’interessato, che coincide con il momento dell’installazione dell’App.

 

 

6. Comunicazione dei Dati a Terzi e Trasferimenti Internazionali

6.1 Comunicazione a terzi

I dati acquisiti tramite l’App sono trasmessi ai sistemi backend di Quickfisco al solo fine di alimentare il Registro dei Corrispettivi dell’Utente, ai sensi della Shopify API License (artt. 6.1.3 e 6.2.8). I dati non sono comunicati a terzi salvo nei limiti strettamente necessari all’erogazione del servizio (Shopify API License, art. 6.2.2), né sono ceduti o diffusi per finalità proprie di soggetti terzi.

6.2 Trasferimenti verso Paesi terzi

I dati personali trattati nell’ambito dell’App possono essere trasferiti verso Paesi terzi non appartenenti all’Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo, in quanto i provider di infrastruttura cloud utilizzati da Quickfisco — tra cui Amazon Web Services, Inc. e altri provider — dispongono di server situati anche al di fuori del SEE. Tali trasferimenti avvengono nel rispetto del Capitolo V del GDPR, sulla base delle Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021. L’Utente può richiedere copia delle garanzie adottate contattando il Titolare ai recapiti indicati alla sezione 1.

 

 

7. Periodo di Conservazione dei Dati

I dati relativi alle transazioni registrati nel Registro dei Corrispettivi (importo, marca temporale, order ID) sono conservati per dieci anni dall’ultima registrazione, in conformità all’art. 2220 del Codice Civile e all’art. 22 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600, che estende l’obbligo di conservazione fino alla definitiva conclusione degli eventuali accertamenti fiscali relativi al periodo d’imposta di riferimento.

I dati di configurazione dell’App (tra cui il Codice ATECO) e i token di sessione Shopify sono cancellati entro 30 giorni dalla disinstallazione dell’App da parte dell’Utente, ai sensi della Shopify API License (art. 6.2.3), fatti salvi i dati per i quali sussiste un obbligo di conservazione legale.

 

 

8. Misure di Sicurezza

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, ai sensi dell’art. 32 GDPR, tra cui:

• cifratura dei dati in transito (TLS/HTTPS);
• cifratura dei dati a riposo;
• controllo degli accessi ai sistemi backend di Quickfisco.

Tali misure sono conformi ai requisiti della Shopify API License (art. 7.2) e alle Shopify Protected Customer Data Requirements (PCD).

 

 

9. Diritti degli Interessati

L’Utente Merchant, in qualità di interessato ai sensi del GDPR, ha il diritto di esercitare, nei confronti di Quickfisco Srl in quanto Titolare del trattamento, i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai propri dati personali (art. 15 GDPR);
• diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti (art. 16 GDPR);
• diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”), nei casi previsti dalla legge (art. 17 GDPR);
• diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile (art. 20 GDPR);
• diritto di opposizione al trattamento (art. 21 GDPR).

L’Utente può esercitare i propri diritti inviando una richiesta scritta al Titolare ai recapiti indicati alla sezione 1. Il Titolare risponderà entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, prorogabili di ulteriori 60 giorni in caso di particolare complessità, previa comunicazione all’Utente del motivo della proroga, ai sensi dell’art. 12 GDPR.

Si precisa che i diritti di cancellazione e opposizione possono essere limitati qualora il trattamento sia necessario per l’adempimento di obblighi legali (art. 17, par. 3, lett. b, GDPR) o per la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

 

 

10. Diritto di Proporre Reclamo all’Autorità di Controllo

L’Utente ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, l’Autorità di controllo competente in Italia, ai sensi dell’art. 77 GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali sia effettuato in violazione del GDPR o della normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Il Garante è contattabile tramite il sito web www.garanteprivacy.it, per posta all’indirizzo: Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM), oppure via e-mail all’indirizzo [email protected].

L’esercizio del diritto di reclamo non pregiudica la facoltà di proporre ricorso giurisdizionale ai sensi dell’art. 79 GDPR.

 

 

11. Obbligatorietà del Conferimento e Conseguenze del Rifiuto

Il conferimento dei dati indicati è necessario per l’installazione e il corretto funzionamento dell’App e per l’erogazione del servizio di sincronizzazione automatica nel Registro dei Corrispettivi. In mancanza dell’autorizzazione all’accesso ai dati degli ordini tramite Shopify, o del conferimento del Codice ATECO, non sarà possibile attivare il servizio.

L’Utente può in qualsiasi momento disinstallare l’App, con conseguente revoca dell’accesso ai dati da parte di Quickfisco, fatti salvi i dati già registrati nel Registro dei Corrispettivi per i quali sussiste un obbligo di conservazione legale.

 

 

12. Aggiornamenti della Presente Integrazione

Il Titolare si riserva il diritto di aggiornare la presente integrazione in qualsiasi momento, al fine di recepire eventuali modifiche normative, regolamentari o operative. In caso di modifiche sostanziali, l’Utente sarà informato tramite comunicazione nell’area utente di Quickfisco o mediante e-mail. La versione aggiornata sarà disponibile nell’area dedicata del sito web di Quickfisco e nell’App.

La presente integrazione è stata redatta in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), alla Shopify API License, alle Shopify Protected Customer Data Requirements (PCD) e all’End Recipient Data Acknowledgement Form sottoscritto tra Quickfisco Srl e Shopify.