Questa guida ti fornirà supporto completo per sapere tutto su stati di invio e stati di pagamento su Quickfisco, coì potrai monitorare la tua situazione contabile e fiscale a 360°!
Sei pronto a iniziare? Partiamo subito! 🚀
Cosa sono gli Stati di Invio
Gli stati di invio ti permettono di monitorare l’invio elettronico della tua fattura. In parole più semplici, se l’Agenzia delle Entrate rileva un errore, lo vedrai grazie a questi stati.
Per trovarli vai alla sezione Fatture dal menù a sinistra, all’interno della colonna “Stati di Invio” potrai visualizzare lo stato delle tute fatture.
Quali sono gli Stati di Invio
- In attesa: significa che hai trasmesso in formato elettronico ad Agenzia Entrate ma che ancora Agenzia Entrate deve ricevere e valutare che la fattura sia corretta. Attendi il cambio stato, ci possono volere più di 24h, non dipende da noi.
- Bozza: significa che hai salvato la fattura in bozza ma che non è stata inviata in formato elettronico. Se salvi una bozza ma non la invii e poi emetti una fattura successivamente, la tua bozza non potrà più essere inviata. Il sistema permette l’invio di fatture con numeri consequenziali (per esempio, se emetti la fattura numero 5, non potrai emettere successivamente la numero 3). Se non sei sicuro di doverla inviare, meglio usare le proforma, così da non avere fatture in bozza.
- Decorrenza termini: questo stato è relativo solo agli invii alle pubbliche amministrazioni (PA). Appare quando il termine per l’accettazione o il rifiuto della fattura da parte della Pubblica Amministrazione (ovvero 15 giorni dalla ricezione) è scaduto.
Ti consigliamo, se dovessi trovarti questo stato, di contattarli direttamente per verificare che sia tutto ok. - Inviata & Ricevuta: sono gli stati che preferiamo! Significa che è TUTTO OK, la fattura è stata trasmessa correttamente ad Agenzia Entrate. Inviata compare per fatture trasmesse a clienti come aziende, persone fisiche titolari di partita IVA o clienti esteri. Ricevuta comprare invece per fatture trasmesse a privati o associazioni senza partita IVA.
- Accettata: se stai inviando ad una pubblica amministrazione, vi è un doppio esito: Agenzia Entrate e pubblica amministrazione. Quest’ultima, infatti, può accettare o rifiutare una fattura in un secondo momento (anche se accettata da Agenzia delle Entrate)
- Già trasmessa: questo stato è lo stato relativo alle fatture “importate” su Quickfisco e che viene assegnato da te (all’interno della scheda fattura) nel momento in cui le salvi su Quickfisco. Questo stato ti permette di visualizzare gli importi incassati/fatturati all’interno di Quickfisco senza però dover trasmettere in formato elettronico la fattura (per esempio, arrivi da hai emesso fatture con altri software, emetti ancora fatture cartacee). Per saperne di più guarda la guida sulla Migrazione fattura e note di credito.
- Rifiutata: qualcosa è andato storto se hai una fattura in stato “Rifiutata”, significa che Agenzia Entrate o la Pubblica Amministrazione ha rilevato degli errori nel documento.
Cosa fare in caso di Fattura Rifiutata?
Vediamo insieme gli step da seguire:
- Come prima cosa, se non ti abbiamo scritto noi segnalandoti il problema e i passaggi per correggere la fattura, scrivici su WhatsApp indicandoci il numero di fattura rifiutata.
- Apparirà di fianco allo stato, un’icona per poter riportare la fattura in stato bozza.
- Riporta la fattura in stato bozza.
- Modifica l’errore come da noi segnalato e invia nuovamente.
Come gestire lo Stato di Pagamento
Lo “stato di pagamento” ti aiuta a monitorare lo stato dei pagamenti e visualizzare le fatture “scadute” (significa che il cliente non ha rispettato la scadenza del pagamento da te inserito in fattura o tu non hai ancora inserito la data di pagamento qualora ti fosse stata saldata la fattura).
⚠️ Attenzione!! Lo stato di pagamento della fattura NON È AUTOMATICO, dovrai impostarlo tu.
Se vuoi i dati aggiornati all’interno di Quickfisco ti ricordiamo di cambiare lo stato di pagamento di ogni fattura incassata.
Questi stati, non comportano alcun tipo di comunicazione ad Agenzia Entrate quindi è uno strumento utile a te per gestire e tenere sotto controllo i dati relativi ai tuoi incassi.
Puoi modificare lo stato di pagamento solo se la fattura ha uno dei seguenti stati di invio:
- Già trasmessa
- Inviata
- Ricevuta
Esistono 2 modi per aggiornare lo stato di pagamento:
- Dalla lista fatture, cliccando sull’icona dei 3 pallini del menù a destra.
- All’interno della scheda fattura, dopo il campo note.
- Ora procedi cliccando su “modifica stato di pagamento” (sia nel primo che nel secondo caso) si aprirà un pop up.
- Inserisci la data corretta di Incasso.
Stai attento ad inserire la data corretta di incasso soprattutto a cavallo di due annualità (es. fattura emessa nel dicembre 2022 e incassata nel 2023 e quell’incasso lo dovrai dichiarare nella dichiarazione relativa all’anno 2023 e non 2022).
La funzione “storna” è da utilizzare solo quando emetti nota di credito.
Leggi la guida sulle NOTE DI CREDITO per avere maggiori informazioni su questa funzione.
- Clicca poi su Aggiorna.
Come gestire Stati di Invio e Pagamento con STS
Se trasmetti ad STS potrai visualizzare gli stati di Invio in 2 pagine differenti:
- Lista Fatture Attive
- Cronologia Invii
Gli stati di invio sono i seguenti:
- Da inviare STS: questo stato si presenta quando hai compilato l’intera fattura, l’hai salvata ma non hai ancora effettuato l’invio ad STS.
- Inviata STS: significa che hai trasmesso correttamente ad STS e non ci sono stati problemi durante l’invio.
- Rifiutata STS: significa che qualcosa non è andato a buon fine durante l’invio. Cliccando sulla “i” potrai visualizzare l’errore restituito così potrai aggiornare il documento.
⚠️Attenzione!
Lo stato di pagamento in STS è sempre impostato su Pagato.
N.B: Questo perché STS richiede che la trasmissione dei dati sia contestuale alla data di pagamento (data di trasmissione è identico alla data di pagamento).
CONGRATULAZIONI 🎉
Ora puoi fatturare e incassare a più non posso!😎