Cos’è e come fare la Fattura Proforma

Questa guida è stata creata per fornirti un supporto completo per sapere Cos’è e come Emettere una Fattura Proforma su Quickfisco.
Vediamo insieme step by step tutti i passaggi per utilizzare il tool 😎

Cos’è una Fattura Proforma?

La fattura proforma è un documento che non ha valore fiscale.
Viene emessa prima della fattura fiscale vera e propria e ha una numerazione diversa dalle fatture fiscali.

A cosa serve una Fattura Proforma?

• Puoi richiedere il pagamento al cliente prima di emettere la fattura fiscale. 
• Puoi correggere errori dei dati inseriti o mancanti prima di trasformarla in fattura (per tanto non saranno necessari storni successivi della fattura).

Come compilare una Fattura Proforma

1. Dopo aver salvato l’anagrafica del tuo cliente puoi procedere ad emettere fattura proforma.

   ✅ Se non l’hai ancora fatto leggi prima la Guida Anagrafiche Clienti

2. Vai sul menù a sinistra e clicca su Fatture e poi su Fatture Proforma.
   Si aprirà la sezione dedicata alle fatture proforma.
3. Qui potrai aggiungere la tua prima fattura cliccando sul pulsante Nuova Proforma. Dalla seconda fattura in poi potrai cliccare sul pulsante “+” a destra.

Ora che sei sulla Scheda Proforma completa i seguenti campi:

1. 1. Cliente

      Seleziona dal menù a tendina l’anagrafica del tuo cliente a cui devi fare fattura.
      Il sistema ti mostra le ultime 20/25 anagrafiche inserite con possibilità di scroll.
      Se non trovi l’anagrafica del tuo cliente tra quelle mostrate utilizza la barra di ricerca cliente inserendo il nominativo.
      Il sistema effettuerà la ricerca e ti basterà selezionarla.
      I dati saranno così inseriti nella fattura.

   2. Contributo previdenziale

      Va inserito a seconda della tua casistica. Basterà premere sul bottone bianco per abilitarlo (il bottone diventerà viola).

      ✅ Se non lo hai già fatto consulta la Guida sul Contributo Previdenziale così da essere sicuro se lo devi applicare o meno in fattura.

   3. Data di emissione

      Una fattura non può mai essere emessa con data posticipata. Al massimo può essere retrodatata, con un limite massimo di tempo.
      Dalla data di ricezione del pagamento si possono emettere fatture entro 12 giorni in tutto definite “in differita”.

   4. Modalità di pagamento

      Dal menù a tendina seleziona la modalità con cui ti paga il cliente tra quelle presenti.

   5. Termini di pagamento

      I termini di pagamento stabiliscono la relativa scadenza della tua fattura.
      • Vista Fatt: Vista Fattura, significa che la scadenza coincide con la data di emissione
      • 30gg/60gg/90gg DF: DF sta per Data Fattura e il calcolo dei 30/60/90 giorni parte dalla data di emissione
      • 30gg/60gg/90gg FM: FM sta per Fine Mese e il calcolo dei 30/60/90 giorni parte dalla fine del mese di emissione
      • Personalizzato: scegli tu quando scade la tua fattura.

   6. Scadenza

      La scadenza per tutte le voci, tranne Personalizzato, vengono inserite in automatico in quanto le calcola il sistema.
      Per il Personalizzato potrai inserire tu manualmente la data.
      In caso la fattura non venga pagata entro la scadenza, lascia passare qualche giorno e poi contatta il cliente per sollecitare il pagamento.

   7. Banca

      La banca è sempre inserita. Si tratta di un campo bloccato che viene riportato dai dati del profilo.
      Verrà quindi riportato il dato della tua banca, l’iban su cui desideri ricevere il pagamento coincide con quello che hai inserito nel tuo profilo anagrafico.

   8. Note

      Si tratta di un campo facoltativo, ma sarà visibile solo sulla copia PDF di cortesia, non ci sarà un campo note nel formato elettronico.

   9. Prodotto / Servizio

      Descrizione: va inserita la descrizione del tuo prodotto/servizio (esempio: campagne marketing)
      Quantità ed Importo: ogni importo inserito viene moltiplicato per la quantità indicata.

      Vediamo 2 esempi di come utilizzarli:

      A) Descrizione: Campagne marketing
      Quantità: 5
      Importo: 20,00 € (prezzo per ciascuna campagna)
      Totale servizi/prodotti: 100,€

      B) Descrizione: Campagne marketing
      Quantità: 1
      Importo: 100,00 € (inserito importo totale)
      Totale servizi/prodotti: 100,€

      È possibile aggiungere più prodotti e servizi premendo il pulsante Aggiungi prodotto o servizio.

       

   10. Rimborso spese non imponibili

       Se previsto, inserisci da qui il rimborso spese, premendo il “+”

       ✅ Se non l’hai ancora fatto, consulta la Guida sul Rimborso Spese per sapere come inserirlo correttamente in fattura.

   11. Addebito Bollo

       Se vuoi addebitare il bollo (solo per fatture superiori a 77,47 €) ti basterà cliccare sul bottone bianco abilitandolo (che diventerà viola).
       Il sistema aggiungerà automaticamente 2,00 € al totale da incassare.
       N.B: L’addebito bollo non è la marca da bollo.

       ✅ Leggi la Guida Marca da Bollo & Addebito Bollo per avere tutte le informazioni.

Riepilogo dei dati: 

• Totale servizi /prodotti
  La somma degli importi che hai inserito.
• Contributo previdenziale
  Il valore corrispondente alla tua % calcolato sugli importi inseriti. Ricorda che se addebiti anche il bollo di 2,00 € il contributo previdenziale sarà calcolato anche sull’importo + i 2,00 € del bollo in quanto ora l’addebito bollo contribuisce al fatturato.
• Totale da incassare
  Riporta l’importo totale che il tuo cliente ha pagato.
• Allegati
  Carica Allegati fino a 5MB (pdf, docx, xlsx, jpg, png)
• Invia PDF in inglese
  Ora hai la possibilità di inviare la fattura anche ai tuoi clienti esteri in lingua inglese!

Ricordati di cliccare sempre su Salva!
Ora la tua Proforma sarà in stato di Bozza e può essere modificata.

Salvare e inviare una Fattura Proforma

Attenzione!
Per inviare la fattura proforma segui questi step:

1. Vedi Anteprima ti permette di scaricare il PDF anche per verificare che sia tutto corretto.
2. Premendo sul primo pulsante Invia, il sistema apre un pop up per chiederti se sei sicuro e se è tutto corretto.
   Premi INVIA, È TUTTO OK.In questo modo invierai anche copia PDF della proforma automaticamente all’indirizzo mail del cliente (indirizzo mail inserito nella sua anagrafica).

Una volta ricevuto il pagamento dal cliente puoi emettere fattura vera e propria.
Ti basterà accedere alla lista delle fatture proforma e cliccare sui 3 pallini a destra e trasforma la tua Fattura Proforma in una vera Fattura Elettronica.

Le altri voci ti permetteranno di:

• Scaricare il PDF
• Duplicare fattura
• Eliminare fattura

Devi compilare una Fattura Proforma per STS?

Prima di iniziare a compilare la fattura

Vai sul tuo profilo e assicurati di aver attiva la voce Sistema Tessera Sanitaria.

✅ Leggi la Guida come Settare Profilo STS sulla piattaforma

Dopo aver salvato l’anagrafica del tuo cliente puoi procedere ad emettere fattura proforma

✅ Se non l’hai ancora fatto leggi prima la Guida Anagrafiche Clienti

Proforma

1. Vai sul menù a sinistra e clicca su Fatture e poi su Fatture Proforma.
   Si aprirà la sezione dedicata alle fatture proforma.
2. Qui potrai aggiungere la tua prima fattura cliccando sul pulsante Nuova Proforma.
   Dalla seconda fattura in poi potrai cliccare sul pulsante “+” a destra.
   
3. Avendo settato correttamente il profilo STS, per ogni fattura nuova che crei, il template fattura sarà quello relativo ad STS (fattura per clienti privati) come evidenziato dal titolo iniziale.

Se invece devi fatturare ad un’azienda (dovrai emettere una fattura elettronica), il primo passaggio da fare è disabilitare il bottone Invia a Sistema Tessera Sanitaria, comparirà così la scheda per l’emissione di fattura elettronica.
In questo caso leggi la Guida per emettere Fatture Elettroniche.

Vediamo insieme i campi obbligatori da compilare

1. Consenso o Opposizione all’invio dei dati a STS
   Seleziona il checkbox se il cliente si oppone all’invio dei propri dati.
   N.B: Se un tuo cliente si oppone all’invio dei dati, ricorda di spuntare questa casella. In questo modo il codice fiscale del cliente non verrà inviato ad STS.

   ⚠️ ATTENZIONE!
   Se stai emettendo a privati NON DISABILITARE MAI il pulsante di invio a STS.

2. Pagamento tracciato
   Il sistema ti indicherà il dato inserito nella sezione Sistema Tessera Sanitaria – STS che si riferisce a quello più utilizzato dai tuoi clienti. Da qui potrai modificarlo per singola fattura se necessario.
3. Cliente
   Seleziona l’anagrafica del tuo cliente a cui devi fare fattura.
   Il sistema ti mostra le ultime 20/25 anagrafiche inserite con possibilità di scroll. Se non trovi l’anagrafica del tuo cliente tra quelle mostrate utilizza la barra di ricerca cliente inserendo il nominativo. Il sistema effettuerà la ricerca e ti basterà selezionarla. I dati saranno così inseriti nella fattura.
4. Contributo previdenziale
   Va inserito a seconda della tua casistica. Basterà premere sul bottone bianco per abilitarlo (che attivo diverntà viola). Il sistema lo calcolerà sulla base dell’importo inserito successivamente.
   N.B: Ricorda che se addebiti anche il bollo di 2,00 € il contributo previdenziale sarà calcolato sia sull’importo + i 2,00 € del bollo in quanto ora l’addebito bollo contribuisce al fatturato.
5. Data di emissione
   Una fattura non può mai essere emessa con data posticipata. Al massimo può essere retrodatata, con un limite massimo di tempo. Dalla data di incasso si possono emettere fatture entro 12 giorni lavorativi definiti in differita.
6. Modalità di pagamento
   Seleziona la modalità con cui ti paga il cliente tra quelle presenti, dal menù a tendina.
7. Termini di Pagamento
   I termini di pagamento stabiliscono la relativa scadenza della tua fattura.
   -Vista Fatt: Vista Fattura, significa che la scadenza coincide con la data di emissione
   -30gg/60gg/90gg DF: DF sta per data fattura e il calcolo dei 30/60/90 giorni parte dalla data di emissione
   -30gg/60gg/90gg FM: FM sta per fine mese e il calcolo dei 30/60/90 giorni parte dalla fine del mese di emissione
   -Personalizzato: scegli tu quando scade la tua fattura.
8. Scadenza
9. Banca
   La banca è sempre inserita. Campo bloccato che viene riportato dai dati del profilo e impostazioni.
10. Note
    Il campo Note è un campo facoltativo, ma sarà visibile solo sulla copia PDF di cortesia, non ci sarà un campo note nel formato elettronico.
11. Descrizione
    Va inserita la descrizione del tuo prodotto/servizio (per esempio consulenza psicologica)
    Quantità ed Importo: ogni importo inserito viene moltiplicato per la quantità indicata.
    Vediamo due esempi di come utilizzarli:
    A) Descrizione: consulenza psicologica  Quantità: n° 5   Importo: 20,00 € (prezzo per ciascuna consulenza). Il sistema calcolerà l’importo totale.
    B) Descrizione: consulenza psicologica Quantità: 1   Importo: 100,00 € (inserito importo totale) È possibile aggiungere più prodotti e servizi premendo il pulsante Aggiungi prodotto o servizio.
12. Tipo di spesa
    Seleziona poi il tipo di spesa dal menù a tendina.
    N.B: Se sei uno psicologo o un igienista dentale, il tipo di spesa è sempre SP – Prestazioni Sanitarie
13. Flag tipo di spesa
    Seleziona poi il Flag tipo spesa dal menu a tendina.
    N.B: Se sei uno psicologo o un igienista dentale, il flag tipo di spesa è sempre Nessuno.
14. Addebito Bollo
    Se vuoi addebitare il bollo (solo per fatture superiori a 77,47 €) ti basterà cliccare sul bottone bianco che diventerà viola. Il sistema aggiungerà automaticamente 2,00 € al totale da incassare.

Riepilogo dei dati: 

• Totale servizi /prodotti
  La somma degli importi che hai inserito.
• Contributo previdenziale
  Il valore corrispondente alla tua % calcolato sugli importi inseriti. Ricorda che se addebiti anche il bollo di 2,00 € il contributo previdenziale sarà calcolato anche sull’importo + i 2,00 € del bollo in quanto ora l’addebito bollo contribuisce al fatturato.
• Totale da incassare
  Riporta l’importo totale che il tuo cliente ha pagato.
• Carica Allegati fino a 5MB (pdf, docx, xlsx, jpg, png)
• Invia PDF in inglese
  Ora hai la possibilità di inviare la fattura anche ai tuoi clienti esteri in lingua inglese!

Ricordati di cliccare sempre su Salva!
Ora la tua Proforma sarà in stato di bozza e può essere modificata.

Salvare e inviare una Fattura Proforma STS

⚠️ ATTENZIONE!
Per inviare la fattura proforma segui questi step

1. 1. Vedi Anteprima ti permette di scaricare il PDF anche per verificare che sia tutto corretto.
   2. Premendo sul primo pulsante Invia, il sistema apre un pop up per chiederti se sei sicuro e se è tutto corretto.
      Premi INVIA, È TUTTO OK.
      In questo modo invierai anche copia PDF della proforma automaticamente all’indirizzo mail del cliente (indirizzo mail inserito nella sua anagrafica).
   3. Una volta ricevuto il pagamento dal cliente puoi emettere fattura vera e propria!
      Clicca sui 3 pallini a destra e trasforma la tua Fattura Proforma in una vera Fattura STS.

      ⚠️ ATTENZIONE!
      Ricorda che dopo aver trasformato la Fattura Proforma in Fattura elettronica, dovrai controllare che i dati inseriti siano corretti.
      Fai un controllo generale su tutti i dati (date di pagamento, date emissione, importi ecc).
      Ricorda che dovrai avere la marca da bollo per inserire l’ID all’interno del campo dedicato qualora il valore complessivo della fattura superasse i 77,47€

   4. Le altri voci ti permetteranno di:
      • Scaricare il PDF
      • Duplicare fattura
      • Eliminare fattura

CONGRATULAZIONI 🎉
Ora sai tutto ciò che serve sapere sulle fatture proforma 😎