Cambio depositario scritture contabili: quando serve davvero (e quando no)

Cambio depositario scritture contabili: hai cambiato commercialista o piattaforma gestionale e ti hanno parlato di questo termine così “fiscalese” da spaventarti?

Tranquillo, non è nulla di drammatico, ma se sei un libero professionista o hai una ditta individuale, è utile capire chi è obbligato a comunicare il cambio, come e con quali tempi si fa la comunicazione all’Agenzia delle Entrate.

Chi è il depositario delle scritture contabili?

Il depositario delle scritture contabili è la persona fisica o l’ente incaricato di conservare libri e documenti fiscali della tua attività come registri IVA, fatture, dichiarazioni e tutti gli altri documenti rilevanti ai fini tributari. Di solito coincide con il commercialista, ma può anche essere il titolare stesso, un altro soggetto delegato o una piattaforma digitale.

In ogni caso, il depositario è chi detiene la “memoria fiscale” della tua attività e ha la responsabilità di custodire la documentazione nel luogo indicato all’Agenzia delle Entrate ed esibirla in caso di controlli.

I forfettari devono nominare un depositario?

Se sei in regime forfettario, sei esonerato dagli obblighi di registrazione e tenuta delle scritture contabili (come previsto dalla Legge 190/2014) ai fini fiscali. Non sei obbligato a tenere registri IVA, né altri libri contabili.

Tuttavia, sei tenuto a conservare eventuali registri previsti da normative extra-tributarie. Pertanto, in caso di cambio del depositario delle scritture, è sufficiente assicurarsi che la documentazione prevista da tali norme sia conservata correttamente, anche se non è necessario effettuare specifiche comunicazioni all’Agenzia delle Entrate.

Cambio depositario scritture contabili per ditta individuale in regime ordinario o semplificato

Se hai una ditta individuale con regime ordinario od ordinario semplificato, sei obbligato a tenere scritture contabili.

Quando devi comunicare il cambio depositario?

Se cambi commercialista e sposti la conservazione altrove, oppure se decidi di conservare tu stesso le scritture, invece che affidarti a un terzo, è obbligatorio comunicare il cambio del depositario all’Agenzia delle Entrate entro 30 giorni, utilizzando:

• il modello AA9/12 per i lavoratori autonomi e le imprese individuali;
• il modello AA7/10 per tutti gli altri soggetti.

Come si comunica il cambio depositario delle scritture contabili?

Come anticipato nel paragrafo precedente, per comunicare la variazione del depositario, se sei un lavoratore autonomo o una ditta individuale devi compilare il modello AA9/12 (disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate), indicando:

• i dati del nuovo depositario (nome, cognome o ragione sociale, codice fiscale, indirizzo);
• il luogo dove vengono custodite le scritture;
• la data di decorrenza del cambio.

La comunicazione può essere inviata tramite:

• servizi telematici;
• un intermediario (es. commercialista);
• oppure consegnata fisicamente presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate.

Cosa succede se non comunichi il cambio?

In caso di omessa comunicazione, in sé non è prevista una sanzione automatica, ma potresti avere problemi in caso di controlli fiscali. Se il Fisco chiede la documentazione e il depositario indicato non è aggiornato, tu sei comunque responsabile della sua esibizione!

E se il commercialista revoca l’incarico?

Dal 2024, il commercialista uscente può comunicare telematicamente la cessazione dell’incarico come depositario, tramite apposita funzionalità sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Questo serve a tutelare il professionista in caso di interruzione improvvisa del rapporto. A quel punto, spetta al contribuente nominare (e comunicare) un nuovo depositario.

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